ترفند های کلیدی در پاورپوینت

 

طمئنأ تمامي شما نرم افزار مايکروسافت پاورپوينت را ميشناسيد. به وسيله پاورپوينت ميتوانيد اسلايدهايي از ناگفتني هاي خود فراهم آوريد، آن را تزئين کنيد و در نهايت بر روي صفحه نمايش يا به كمك يك ويديو پروژكتور بر روي پرده به نمايش درآوريد. محيط اين نرم افزار بر عكس محيط MS Word جاي گزافه گويي نيست، بلكه شما در آن رئوس مطالب را مي گوييد و شكلها و نمودارهاي خود را در آن نمايش مي دهيد و در نهايت آنچه در ذهنتان مي گذرد و در قالب بيان نمي گنجد را به تصوير ميکشيد. اسلايدهاي حاصل در اصل پوستري از سخنان شما هستند. نکات کليدي خاصي در پاورپوينت نهفته است که با دانستن آنها ميتوانيد به اين بوم متحرک ، طراوت بيشتري ببخشيد. در اين ترفند قصد داريم به معرفي اين نکات اساسي و کليدي بپردازيم.

ادامه نوشته

قراردادن فیلم در POWER POINT

هنگامی که ویدئو دیجیتال پا ب عرصه نهاد ، وضوح عادی در بیشتر مانیتورها 480 × 640 بود .
بنابراین ویدئوهایی که با وضوح 240 × 320 ایجاد می شدند، یک چهارم صفحه ای بودند و این مقدار در اکثر ارائه ها کفایت می کرد . اما در کامپیوتر های امروزی که دارای وضوح های 1024 × 1280 و بالاتر می باشند . ویدئوهایی با وضوح 240× 320 به تمبرهای پستی شبیه ترند و این خود باعث بدنامی ویدئو های کامپیوتری می شود .
اگر می خواهید برای ارائه خود از ویدئو استفاده کنید، وقت آنست که بیشترین وضوح ممکن را به کار ببرید ( که برای بیشتر کاربردهای 480×720 است ) . همچنین می بایست درباره تکنولوژی فشرده سازی نیز مطالعه بیشتری انجام دهید . سال هاست که تکنولوژی mpeg-2 بیشترین استفاده را در ویدئو های تمام صفحه داشته است ، اما مقایسه ها نشان داده که ( WMN ) Windows Media Video مایکرو سافت و Real Video شرکت Real Networks ، کیفیت بالاتری با همان نرخ بیتی نسبت به mpeg-2 ارایه می دهند . بنابراین در کامپیوترهای رومیزی ، وقت آن رسیده که mpeg-2 را کنار بگذارید . اما چه چیزی را باید جایگزین آن کرد ؟
Windows Media و Real Video از لحاظ کیفیت همسان هستند ، اما Windows Media استفاده کمتری از پردازنده می کند که باعث می شود در کامپیوترهایی با سرعت پردازنده پایین نیز تصاویر روانتری به نمایش در آیند . به علاوه ، فرمت WMV گزینه های بهتری برای به کار بردن ویدئو در پاور پوینت ارایه می دهد . بعد از انتخاب فرمت ، نوبت به بهینه سازی ویدئو جهت نمایش در پاورپوینت می رسد . بهترین وضوح 480 × 720 است ، اما اگر شما ویدئو را در این وضوح ایجاد کنید ، تصویر به صورت کشیده به نظر می رسد ، زیار بر خلاف دستگاه های تلویزیون که ویدئو ر در راستای افقی 11 درصد را فشرده می کنند . نمایشگرهای کامپیوتر ی چنین کری را انجام نمی دهند . برای پیشگیری از وقوع این مشکل ویدئوی خود را با وضوح 480 × 640 ایجاد کنید . گام بعدی تبدیل ویدئو از فرمت interlaced به فرمت progressive است . دستگاه های تلویزیون از فرمت interlaced ( یک در میان ) استفاده می کنند . در این فرمت به ازای هر فریم 2 دو رشته به نمایش در می آید . خطوط فرد ( 1 . 3 . 5 ) در رشته اول و خطوط زوج (2 . 4 . 6 ) در رشته دوم . اما نمایشگرهای کامپیوتری از فرمت progressive ( جلو رونده ) استفاده می کنند . در این فرمت هر فریم به طور کامل از بالا به پایین به نمایش در می آید . اگر یک ویدئوی interaced را در یک نمایشگر progressive به نمایش در آورید ویدئو تکه تکه و مصنوعی به نظر می رسد . این اتفاق به خصوص در صحنه هایی که تحرک بیشتری در آن ها وجود دارد رخ می دهد . ولی با تبدیل ویدئو به فرمت progressive از میزان این اثر کاسته می شود .
اگر بخواهید ویدئو را از فرمت interlaced به progressive تبدیل کنید خواهید دید که بیشتر ویرایشگرها ی ویدئویی به طور خودکار ویدئوها را تفکیک (deinterlaced ) نمی کنند،بنابراین می بایست ابتدا ویدئو را تفکیک نمود تا وضوح و روشنی آن افزایش یابد . این جاست که استفاده از یک ابزار مناسب تفاوت را آشکار می سازد . هنگامی که فایل های MWN را جهت استفاده در پاورپوینت تبدیل می کنیم، 1/5Mbps ، نرخ مناسبی برای آغاز کار است . آزمون های زیادی با این نرخ ( 1/5Mbps ) برای فرمت های مختلف انجام شده و نتایج بسیار خوبی نیز به دست آمده است . البته چنانچه کیفیت ویدئو به اندازه کافی نباشد همواره می توانید نرخ بیت را افزایش دهید .
بعد از تبدیل ویدئو، مطلب دیگری را به خصوص درباره ویدئو های طولانی تر، باید مورد توجه قرار دهید . Windows Media Encodefile Editor ( که بخشی از بسته قابل دریافت Windows Media Encodefile Editor ) به شما این امکان را میدهد که علامت هایی ( markers ) در نقاط کلیدی ویدئوی خود اضافه کنید . در هنگام نمایش، کاربر می توانید مستقیما” به هر یک از این بخش ها رفته و آن را ببینید .
در پاورپوینت دست کم 3 راه برای اضافه کردن ویدئو به ارائه وجود دارد . بهترین این راه ها استفاده از دستور lnsert movies and Sounds می باشد که یک پنجره ویدئو در داخل پاورپوینت کافی است روی پنجره کلیک کنید .
انتخاب دیگر برای اضافه کردن ویدئو، استفاده از دستور lnsert object و انتخاب Windows Media Player است حال کلید ok را زده و روی Media Player کلیک راست کنید . گزینه properties را انتخاب کرده و روی custom کلیک کنید . در اینجا شما می توانید فایل مورد نظر را انتخاب کرده و پارامترهای نمایش از جمله قابلیت اضافه کردن زیر نویس را به دلخواه تنظیم کنید

درس 1 (POWERPOINT)

مطمئنأ تمامی شما نرم افزار مایکروسافت پاورپوینت را میشناسید. به وسیله پاورپوینت میتوانید اسلایدهایی از ناگفتنی های خود فراهم آورید ، آن را تزئین کنید و در نهایت بر روی صفحه نمایش یا به کمک یک ویدیو پروژکتور بر روی پرده به نمایش درآورید. محیط این نرم افزار بر عکس محیط ms word جای گزافه گویی نیست ، بلکه شما در آن رئوس مطالب را می گویید و شکلها و نمودارهای خود را در آن نمایش می دهید و در نهایت آنچه در ذهنتان می گذرد و در قالب بیان نمی گنجد را به تصویر میکشید. اسلایدهای حاصل در اصل پوستری از سخنان شما هستند. نکات کلیدی خاصی در پاورپوینت نهفته است که با دانستن آنها میتوانید به این بوم متحرک ، طراوت بیشتری ببخشید. در این ترفند قصد داریم به معرفی این نکات اساسی و کلیدی بپردازیم.
چیدمان داخلی یک اسلاید
سعی کنید اکثر تغییر و تحولات مورد نظر خود را از طریق روشهای کلی و استانداردی که powerpoint ارائه می نماید انجام دهید. هر چیز در پاور پوینت در قاب مخصوص خود جای می گیرد. همین طوری نمی توان در یک اسلاید شروع به تایپ نمود. باید یک جعبه متنی داشته باشیم و در آن متن یا تیتر مورد نظر خود را بنویسیم. برای ارائه و نمایش مجموعه اسلایدهایتان بدون هول شدن f5 را بفشارید و برای رفتن از یک اسلاید به اسلاید بعدی کافی است یکبار ماوس را کلیک کنید و یا دکمه فلش سمت راست یا بالا را بفشارید. f5 نمایش را از اولین اسلاید شروع می کند.
ساختن اسلاید و پنهان کردن آن
گزینه duplicate silde منوی insert از اسلاید جاری یک کپی دیگر درست می کند. ترفند کلیک راست روی آیکن اسلاید برای حذف یا پنهان کردن اسلایدها نیز بسیار کارآمد است. امتحانش کنید hidden یا پنهان بودن یک اسلاید برای اسلایدهای توضیحی که به کمک hyperlink به سراغشان می رویم. ولی نمی خواهیم در روال عادی نمایش دیده شوند و فقط در صورتی که رویشان کلیک کنیم نشان داده شوند کلی به کار می آید.
اسلایدها افقی یا عمودی
می توانید بگویید اسلایدها lanscape و portrait باشند. برای این کار سراغ page setup از منوی file بروید. نمی توان در آن واحد در یک نمایش هم اسلاید عمودی داشت و هم اسلاید افقی.
برای چنین هدفی بایستی دو نمایش جداگانه بسازید و در اولی یک لینک به دومی ایجاد کنید. نمایش اول دارای تنظیم صفحات افقی و نمایش دوم دارای تنظیم صفحات عمودی می باشد. در خاتمه نمایش دوم درباره آن را لینک به نمایش اول می کنید.
در حین اجرای یک پرزنتیشن برای متوقف ساختن یا ادامه دادن نمایش در پرزنتیشن کلید s و یا علامت بعلاوه را بفشارید برای ختمه نمایش اسلایدها esc و یا ctrl + break را بفشارید.
برای رفتن به یک اسلاید با شماره خاص شماره اسلاید را وارد نموده enter را فشارید. برای رفتن به اسلاید مخفی بعدی از کلید h استفاده کنید.
برای رفتن به اولین اسلاید 1+enter را بفشارید و یا آنکه هر دو دکمه ماوس را همزمان دو ثانیه نگهدارید.
توقف نمایش اسلایدها
برای آنکه در حین نمایش متوقف شوید و یک صفحه با زمینه مشکی رنگ نشان داده شود کلیه b را بفشارید. برای نمایش یک صفحه یا زمینه سفید کلید w را بفشارید.
استفاده از اشاره گر ماوس به عنوان پرینتر
برای نمایش یا مخفی کردن اشاره گر ماوس و همینطور نوار ابزار slideshow در حین نمایش کلید a و یا علامت مساوی را بفشارید. (بعضی وقتها علامت سفید اشاره گر ماوس روی زمینه نمایش ما خیلی توی چشم می آید) برای تبدیل اشاره گر ماوس به یک نقطه رنگی مثل یک پوینتر ctrl + p کمک بگیرید.
برای مخفی کردن سریع نوار ابزار slideshow کلید ctrl + h و برای خاموش کردن آن ظرف 15 ثانیه ctrl + u را بفشارید. برای نمایش دوباره اشاره گر ماوس ctrl + a در خدمت شماست.
برای اجرای انیمیشن بعدی یا رفتن به اسلاید بعدی از n استفاده کنید. برای قبلی هم از p استفاده نمایید.
ساختن یک اسلاید
اگر به طور خلاصه در یک اسلاید بخواهید بگویید که در اسلایدهای بعدی چه خواهید گفت یک اسلاید خلاصه مطالب بسیار کارآمد خواهد بود. برای این کار به نمایش slide sorter از منوی view بروید و در آنجا اسلایدهای مورد نظر برای خلاصه سازی را با پایین نگهداشتن کلید shift انتخاب کنید. سپس از نوار ابزار slide sorter گزینه summary slide را انتخاب کنید. این اسلاید خلاصه به صورت پیش فرض به عنوان دومین اسلاید نمایش قرار می گیرد و حاوی تیتر اسلایدهای منتخب خواهد بود. خلاصه مطالب به طور پیش فرض دارای رئوس مطالب تیترهای اسلایدهای موجود می باشد.

جواب به ایمیلها بصورت اتوماتیک

ایمیل هایی که برای شما می آید را به طور اتوماتیکجواب بدهید

ممکن است قصد داشته باشید تا چند روزی به سفر بروید. با این حساب ایمیل هایی که برای شما ارسال میشود طبعأ بی جواب میمانند. در این ترفند قصد داریم به معرفی یک قابلیت جالب نرم افزار Outlook Express بپردازیم که با استفاده از آن میتوانید ایمیل هایی که برای شما می آید را به طور اتوماتیک یک جواب بدهید. به عنوان مثال در صورتی که در سفر باشید میتوانید کاری کنید که پس از دریافت هر ایمیل ، پاسخی که در بر دارنده در سفر بودن شماست برای نگارنده ایمیل ارسال شود.


برای این کار:
ابتدا با استفاده از نرم افزار Notepad متن مورد نظر خود را تایپ کرده و آن را در جایی Save کنید.
حال نرم افزار Oulook را اجرا کنید.
سپس به منوی Tools رفته و از Message Rulles روی Mail کلیک کنید.
اکنون از قسمت Select the Conditions for your گزینه For all messages و از قسمتSelect the Action for your گزینه Reply with messages را علامت بزنید.
در ادامه ، روی عبارت Message از بخش Rule Description کلیک کرده وپس از انتخاب ایمیل ذخیره شده، کلید Enter را بزنید.

تولدهای دوستانتان را با Outlook به خاطر بسپارید

تولدهای دوستانتان را با Outlook به خاطر بسپارید

یکی از قابلیتهای جالب نرم افزار Microsoft Outlook که اکثر افراد از آن بی خبرند قابلیت یادآوری روز تولد دوستان و آشنایان شماست. کافی است که تاریخ تولد افراد مختلف را در برنامه ثبت کنید تا در روز مقرر، Outlook شما را باخبر کند.

ابتدا دقت کنید که برای اجرای این ترفند نیاز به Microsoft Outlook پس از نصب بسته نرم افزاری آفیس دارید.

برای صورت دادن ترفند:
نرم افزار Microsoft Outlook را اجرا کنید.
از منوی File و قسمت New روی Contact کلیک کنید.
در پنجره باز شده  میتوانید اطلاعات دوست خود را وارد کنید.
پس از وارد کردن اطلاعات به تب Details بروید. در جلوی عبارت Birthday تاریخ تولد دوست خود را از روی تقویم پیدا کرده و انتخاب کنید.
اکنون Save and Close را زده و از این قسمت خارج شوید.

با این کار به طور پیش فرض ، Outlook شما را در 15 دقیقه قبل از تولد دوستتان با خبر میکند. این زمان طبعأ اصلأ به شما کمکی نمیکند.
برای تغییر دادن این مدت زمان پیش از تولد ، میبایست از طریق تقویم موجود در برنامه به تاریخ تولد دوستتان بروید. خواهید دید که تولد دوستتان مشخص است.
روی آن دوبار کلیک کنید ، در قسمت Help که باز میشود روی Open the series کلیک کنید.
اکنون پنجره ای باز میشود که در قسمت Reminder شما میتوانید مدت زمانی که Outlook شما را پیش از تولد دوستتان با خبر میکند را تنظیم کنید.
با Save and close میتوانید این بخش را نیز تنظیم کنید.

نحوه قرار دادن کلیپ‏های فلش در اسلایدهای پاورپوینت

نحوه قرار دادن کلیپ‏های فلش در اسلایدهای پاورپوینت
ابتدا بر روی دکمه دایره شکل آفیس در بالا سمت چپ برنامه کلیک کنید.
در منوی ظاهر شده بر روی دکمه PowerPoint Options کلیک کنید.
در پنجره باز شده، در همان تب Popular تیک گزینه Show Developer Tab Ribbon را بزنید و OK کنید.
اکنون در درون برنامه، در نوار بالای صفحه  یا به اصطلاح Ribbon به تب Developer بروید.
سپس بر روی دکمه با عنوان More Controls که با آیکن چکش مشخص شده است کلیک نمایید.
منویی باز خواهد شد که بایستی در میان موارد موجود، Shockwave Flash Object را انتخاب نموده و OK کنید.
با استفاده از ماوس، در درون اسلاید یک مستطیل یا مربع رسم نمایید که محل قرار گرفتن فایل فلش را مشخص می‏کند.
بر روی مستطیل یا مربع پدید آمده راست کلیک کنید و Properties را انتخاب نمایید.
خواهید دید که یک نوار ابزار عمودی ظاهر خواهد شد.
در درون آن، قسمتی  با عنوان Movie وجود دارد. شما بایستی آدرس فایل فلش مورد نظر خود (که بر روی هارد ذخیره شده است) را در ستون روبروی Movie درج نمایید. به عنوان مثال اگر فایل با نام BOOK.swf در مسیر C:\Iran\Tehran ذخیره شده است، بایستی نحوه آدرس دهی به شکل C:\Iran\Tehran\BOOK.swf باشد. همچنین اگر فایل فلش بر روی یک فضای اینترنتی ذخیره شده است می‏توانید آدرس آن را نیز بدهید.
پس از این کار می‏توانید تنظیمات دیگر مربوط به فایل فلش را ویرایش نمایید؛ با تغییر Playing می‏توان نحوه اجرای اتوماتیک یا دستی فایل فلش در درون اسلاید را تعیین نمود. با تغییر Loop می‏توان تکرار یا عدم تکرار فایل فلش پس از اتمام را تنظیم کرد و سایر موارد به همین ترتیب.
پس از ذخیره فایل، به این نکته مهم دقت کنید که فایل فلش به طور مستقیم از هارددیسک فراخوانی می‏شود و در خود فایل پاورپوینت ذخیره نخواهد شد. در نتیجه اگر قصد دارید آن را به یک کامپیوتر دیگر منتقل کنید حتماً به این موضوع توجه داشته باشید. همچنین اگر کلیپ فلش از روی هارد پاک شود یا محل آن تغییر کند و یا تغییر نام پیدا کند، در درون فایل پاورپوینت چیزی نمایش داده نخواهد شد و بایستی مجدد آن را در درون فایل پاورپوینت آدرس‏دهی کنید.